Werken op een belastingvrije thuiswerkplek

Werken op een belastingvrije thuiswerkplek

Een jaar geleden werd thuiswerken de norm. Een goede thuiswerkplek is daarbij van groot belang. Als werkgever kunt u uw werknemers helpen met het inrichten van een thuiswerkplek. Door middel van de werkkostenregeling kunt u als werkgever bepaalde zaken belastingvrij aan uw werknemers vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen. Welke (thuiswerk)vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen u belastingvrij aan uw werknemers kunt toekennen, leest u in dit nieuwsbericht.

Op dit moment kunt u als werkgever Arbovoorzieningen, gereedschappen, computers en andere mobiele communicatiemiddelen die noodzakelijk zijn voor uw werknemers om thuis te werken belastingvrij vergoeden. Deze zaken vallen in de werkkostenregeling onder de gerichte vrijstelling.

Arbovoorzieningen

Onder Arbovoorzieningen vallen onder andere bureaustoelen, bureaus en bureaulampen. U mag deze zaken echter alleen gericht vrijgesteld vergoeden aan uw werknemers indien er aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan. Indien niet aan de gestelde voorwaarden wordt voldaan kunt u deze zaken nog steeds belastingvrij vergoeden door de zaken aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel en ze onder te brengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. De vrije ruimte is in 2021 verruimd in het kader van de fiscale coronasteunmaatregelen en bedraagt 3% over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom en 1,18% over het meerdere van de fiscale loonsom.

Gereedschappen en mobiele communicatiemiddelen

Werknemers hebben vaak gereedschappen en communicatiemiddelen nodig om de dienstbetrekking uit te oefenen. Werkgevers kunnen deze zaken tijdelijk aan hun werknemers ter beschikking stellen dan wel vergoeden of verstrekken. Zolang de ter beschikking gestelde zaken noodzakelijk zijn voor de werknemer om zijn of haar dienstbetrekking goed te kunnen uitoefenen en (bij terbeschikkingstelling) de zaken zodra de werknemer ze niet meer nodig heeft geretourneerd worden aan de werkgever, vallen deze zaken onder de gerichte vrijstelling binnen de werkkostenregeling en kunnen ze onbelast aan de werknemer ter beschikking gesteld/vergoed/verstrekt worden.

Ook voor deze zaken geldt dat u ze als ze niet noodzakelijk zijn, toch onbelast vergoed/verstrekt/ter beschikking gesteld kunnen worden door ze aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel en onder te brengen in de vrije ruimte.

Vaste thuiswerkvergoeding

Door thuis te werken verbruiken uw werknemers meer koffie, thee, toiletpapier, stroom, water en elektriciteit thuis. U kunt uw werknemers in deze kosten tegenmoetkomen met een (vaste) thuiswerkvergoeding. De thuiswerkvergoeding voor deze kosten is alleen onbelast als u deze ten laste brengt van de vrije ruimte.

Vaste reiskostenvergoeding

Onder voorwaarden kunt u een vaste reiskostenvergoeding woon-werkverkeer aan uw werknemers toekennen. Een van de voorwaarden is dat de kostenvergoeding is gebaseerd op een onderzoek naar de reiskosten van uw werknemers. Het thuiswerken heeft wellicht invloed op het reispatroon van uw werknemers. Het ministerie van Financiën heeft echter goedgekeurd dat ook tijdens de eerste zes maanden van 2021 de vaste reiskostenvergoeding niet hoeft te worden aangepast aan het gewijzigde reispatroon, mits de vaste reiskostenvergoeding al was toegekend voor 13 maart 2020. Vanaf juli 2021 is het niet meer mogelijk de “oude” vaste reiskostenvergoeding te betalen als het reispatroon gewijzigd is. In dat geval dient de woon-werk reiskostenvergoeding  op declaratiebasis uitbetaald te worden of er dient bekeken te worden of voldaan wordt aan het criterium van 128 dagen op jaarbasis reizen naar een vaste arbeidsplaats voor het hanteren van een (lagere) vaste reiskostenvergoeding woon-werkverkeer.

Grensarbeiders

Voor grensarbeiders heeft Nederland met zowel Duitsland als België bilaterale afspraken gemaakt met betrekking tot het werk- en reispatroon in de aangifte inkomstenbelasting 2020. Grensarbeiders kunnen in de aangifte inkomstenbelasting 2020 kiezen of ze het reis- en werkpatroon op basis van de feitelijke werkdagen in de betreffende landen of het reis- en werkpatroon op basis van de hypothetische situatie dat het reis- / werkpatroon gelijk is aan het reis-/ werkpatroon 2019 willen gebruiken voor de belastingheffing in beide landen. Voor meer informatie over deze bilaterale afspraken verwijzen wij u graag naar ons eerder gepubliceerde nieuwsbericht hierover.

Dit  keuzerecht voor grensarbeiders werkzaam in Nederland en België is verlengd tot 30 juni 2021. Dit betekent dat grensarbeiders in de aangifte inkomstenbelasting 2021 wederom moeten kiezen welke dagenbreuk zij voor de periode januari tot en met juni willen toepassen. Voor grensarbeiders werkzaam in zowel Nederland als Duitsland geldt dit keuzerecht vooralsnog tot en met 31 maart 2021. De kans is groot dat dit ook verlengd wordt.

Meer informatie

Voor vragen over thuiswerken, de werkkostenregeling, de vaste reiskostenvergoeding of de keuze van het voor u optimale reispatroon kunt u contact opnemen met uw vaste contactpersoon bij Joanknecht of de belastingadviseurs rechtsboven op deze pagina (mobile devices: onderaan). Wij staan u graag bij.