Werken aan de toekomst

Drie jaar geleden startte Joanknecht het samenwerkingsprogramma om medewerkers meer te betrekken bij de organisatie en om talent te laten groeien. Het programma bestaat uit een groep van twaalf medewerkers die actief in de organisatie betrokken zijn en daardoor invloed hebben. Zij volgen een opleidingsprogramma dat bestaat uit verschillende modules. Deze geven inzicht in het opereren in een organisatie en het aansturen ervan. Het programma is een combinatie van intensieve interne en externe samenwerking. Er wordt theoretische en praktische kennis opgebouwd en de deelnemers zijn actief betrokken bij projecten die direct meerwaarde hebben voor de organisatie.

 

“Je krijgt echt de ruimte om iets toe te voegen en te betekenen voor de organisatie” ~ Tim

Tim & Stefan

Waarom een samenwerkingsprogramma?
Waar komt het idee voor het samenwerkingsprogramma vandaan?

Stefan: “Het komt voort uit de gedachte dat bij heel veel mensen kennis, kunde en creativiteit zit, en niet alleen bij de partners van Joanknecht. We willen graag het talent uit onze medewerkers halen, hun uitdaging bieden. Het samenwerkingsprogramma moet ook bijdragen aan een langere verblijfsduur hier. Als wij opvolgers willen creëren voor de toekomst, dan moeten we hen de verschillende rollen laten ervaren die nodig zijn om een onderneming te leiden en ze betrekken bij vraagstukken voor de toekomst. Door dit te doen kunnen we ook de kloof dichten die er nog steeds is tussen de partners en medewerkers.”

Tim: “En het mes snijdt aan twee kanten, want je stimuleert een groep jonge mensen met ambitie om een stapje extra te zetten en hun kwaliteiten op een bredere manier in te zetten voor de organisatie. We krijgen echt de ruimte om iets toe te voegen en te betekenen aan de verdere verbetering van Joanknecht.”

Wat levert het op?
Stefan: “Wat de samenwerkingsgroep oplevert en dit pand ook, is dat we veel beter zicht krijgen op de individuele talenten van mensen en we elkaar beter weten te vinden in de samenwerking. Vandaag zat ik bij twee collega’s waarmee ik voorheen niet samenwerkte. Als ik hoor waar ze mee bezig zijn en hoe ze reageren op bepaalde situaties en ermee omgaan, dan denk ik: hé, dat pakken ze goed aan. Daarnaast leer je elkaar persoonlijk beter kennen. Ik hoop dat we hierdoor de organisatie wat platter krijgen.”

Iris & Tim

De rol van change management bij de verhuizing
Wat was jullie rol bij de verhuizing?
Iris: ”De verhuizing naar ons nieuwe pand bracht nogal wat veranderingen met zich mee. We gingen niet alleen naar een andere locatie, maar we wilden ook anders gaan samenwerken. Daar is een gedragsverandering voor nodig.” Tim: “Dus we moesten onze collega’s daarop gaan voorbereiden, uitleg geven, hen enthousiasmeren en ze meenemen in de verandering.”

Hoe hebben jullie het aangepakt?
Tim: “Het communicatieplan was, en is nog steeds, essentieel om op een gestructureerde manier te communiceren en de verandering teweeg te brengen.” Iris: “We hebben veel nagedacht over: wat is de boodschap, wie moet die overbrengen en hoe zorgen we dat we alle medewerkers bereiken. Het is belangrijk om de juiste mensen de juiste boodschap te laten brengen.” Tim: “We hebben veel herhaald, op verschillende manieren, want de theorie geeft aan dat je een boodschap zeven keer moet vertellen voordat hij duidelijk is.” Iris: “En altijd op een persoonlijke manier, vaak met humor. We hebben intervisies georganiseerd en veel individueel contact gehad. We bedachten prijsvragen, stuurden vragenlijsten en maakten leuke, informatieve filmpjes. Zo heb ik met Joep samen een filmpje opgenomen op de bouwplaats om iets aan te kondigen. Heel leuk!”

“Als de sfeer goed is, presteert iedereen beter” ~ Celine

 

Is het gelukt wat jullie hadden bedacht?
Tim: “Ja, wij vinden van wel! Maar het antwoord op deze vraag laten we graag aan onze collega’s over. En we nodigen iedereen uit om een kijkje te nemen op onze mooie nieuwe thuisbasis en de sfeer te komen proeven.”

Niels, Joep & Suzan

Activiteitengericht samenwerken
Wat houdt activiteitengericht samenwerken bij Joanknecht in?
Suzan: “Dat je op basis van je activiteiten voor die dag, of op basis van de collega’s waarmee je samenwerkt, een werkplek zoekt die daarbij past.” Joep: “De werkplekken hier zijn bewust heel anders opgezet en ingedeeld dan in ons oude pand. We willen op een andere manier met elkaar samenwerken.” Niels: “Voorheen zaten onze disciplines assurance, accountancy en fiscaal op verschillende verdiepingen, dus fysiek van elkaar gescheiden. Door het activiteitengericht werken zitten medewerkers van alle disciplines door elkaar. Hierdoor wordt het gemakkelijker om met elkaar te overleggen. We kunnen zo van elkaar leren en onze klanten op een nog betere manier bedienen.”

Hoe gebruiken jullie het pand?
Niels: “We zien het met name als een ontmoetingsplek. Je hoeft het pand dus niet altijd te gebruiken. Je komt hierheen als je overleg hebt, met je team wilt samenwerken of een klant op bezoek hebt. Als je gefocust wilt werken, kun je ook kiezen om dat thuis te doen.” Joep: “Veel van ons werk bestaat uit bellen en overleggen, en dan heb je geen vaste werkplek nodig. We hebben 82 bureauplekken en daarnaast zijn er nog heel veel andere werkplekken, zoals grote tafels waaraan je even kunt overleggen, treincoupés en overlegruimtes.” Suzan: “Er zijn voldoende werkplekken voor iedereen en je kiest de werkplek die past bij de werkzaamheden die je op dat moment verricht.”

Cas en Max

Het kantoor als ontmoetingsplek
Wat is de gedachte achter de ontmoetingsplek?
Max: “Als je kijkt naar onze nieuwe huisvesting ten opzichte van hoe we eerst georganiseerd waren, dan sluit dit gewoon veel beter aan bij de manier waarop we met onze opdrachtgevers willen samenwerken, namelijk multidisciplinair. Het gebouw is zo ingericht dat het echt een ontmoetingsplek is voor collega’s en klanten. We zitten met alle disciplines door elkaar en kunnen zo samen voor een klant werken. Hierdoor staan we ook op een hele andere manier met elkaar in contact. Als ik bijvoorbeeld met een klant in gesprek ben die laat vallen dat hij zijn bonusregeling opnieuw vorm wil geven, dan kan er zo een collega aanschuiven die twee stoelen verderop aan het werken is. Die kan vervolgens meedenken. We willen onze klanten zo breed mogelijk van dienst zijn en laten zien wat we allemaal in huis hebben. Nóg kortere lijnen dragen daaraan bij.”

En werkt het?
Cas: “We willen een niet te formele samenwerking hebben met onze klanten. Laatst heb ik met een ondernemer zijn prognose besproken en daarna hebben we in de businesslounge nog even koffiegedronken. Toen vroeg hij of het mogelijk was om zijn klanten hier uit te nodigen en gebruik te maken van ons pand. Dat kan, want het is een ontmoetingsplek voor iedereen. Voor mijn gevoel lijkt de sfeer onderling nu veel meer op een familie, waardoor je ook gemakkelijker aan iemand vraagt om eens mee te denken. Het is een ontmoetingsplek geworden die samenwerking stimuleert en verbindend werkt.”

Jeroen en Celine

Samenwerken en ontmoeten
Wat is het belang van het samenwerken en ontmoeten?
Jeroen: “Vanuit het samenwerkingsprogramma is verbinding leggen tussen de verschillende disciplines van Joanknecht een heel belangrijk thema. We denken namelijk dat die disciplines pas echt tot hun recht komen als de juiste medewerkers met elkaar optrekken voor een klant. Je moet dus als organisatie een cultuur en een pand creëren, die dit faciliteren, zodat je ook op informele en niet geplande momenten met de juiste mensen in aanraking komt. Daarom is er een gezellige setting gecreëerd die uitnodigt om op minder formele wijze met elkaar van gedachten te wisselen, zowel met klanten als collega’s.”

Celine: “Als medewerkers plezier hebben in hun werk en in een omgeving zijn waar ze gestimuleerd worden, dan straalt dat af op je klanten. Ik denk dat dit pand dat enorm faciliteert. Je krijgt van alles mee, omdat de teams door elkaar zitten en alles heel open en transparant is. Het gaat echt om elkaar ontmoeten en dat creëert naast inhoudelijke discussies vooral gezelligheid.”

”Voor mijn gevoel lijkt de sfeer onderling nu veel meer op een familie” ~ Cas

 

Wat heeft het meedoen jullie persoonlijk gebracht?
Celine: “Best wel veel. De onderlinge band tussen de groepsleden is veel sterker geworden. En je gaat op een andere manier naar de organisatie kijken en je mening geven. Het is gaaf als dat van betekenis is. We werken hier best wel hard, maar er is altijd plek voor een geintje. Ik vind die gezelligheid heel belangrijk.” Jeroen: “We gaan elk jaar met veel collega’s skiën. We creëren dan een soort familiegevoel. Dat gevoel proberen we nu in een meer continue vorm in de organisatie te krijgen.”

Kim en Roger

Blik op de toekomst van het samenwerkingsprogramma
Wat levert het je op?
Kim: “Ik wil zoveel mogelijk kennis en ideeën opdoen. Ik wil weten wat er allemaal komt kijken bij het aansturen van een organisatie. Ik ben geneigd me te focussen op mijn eigen vakgebied, maar het is heel interessant om eens met andere aspecten bezig te zijn. Het programma draagt daardoor bij aan mijn persoonlijke ontwikkeling. Verder is het superleuk dat we als groep veel vrijheid krijgen om onze ideeën uit te dragen en in de organisatie te implementeren.” Roger: “Het is voor mij een mooie mogelijkheid om op meerdere onderwerpen inspiratie op te doen en te leren. Om mijn eigen visie te ontwikkelen en te merken dat daar iets mee gedaan wordt. En het is erg leuk om dit te doen met een groep totaal verschillende mensen, die ieder hun eigen achtergrond en zienswijze hebben.”

What’s next?
Roger: “De volgende module is bedrijfskunde. Dat gaat over hoe je naar een organisatie moet kijken, hoe je die inricht en hoe de marktomgeving eruit ziet. We werken toe naar een nog meer dynamische organisatie waarin we het maximale halen uit interdisciplinaire samenwerking.” Kim: “Dat brengt bepaalde vragen met zich mee over hoe je de organisatie inricht. Hoe blijf je enerzijds actief binnen je eigen vakgebied en laat je anderzijds vermenging van disciplines ontstaan? En wat is de functie van onze nieuwe werk- en ontmoetingsplek in dezen? Over deze vragen buigen we ons onder andere op dit moment.”

 

Dit artikel verscheen in het magazine ‘samen maken we toekomst’, editie zomer 2021, gedrukt in mei 2021. Twee keer per jaar brengt Joanknecht dit magazine uit voor haar relaties. Magazine ontvangen? Laat het ons weten: Tel. +31 40 844 70 00 of via info@joanknecht.nl. Wil je reageren, heb je een vraag of feedback voor ons? Neem dan gerust contact op met Marlies Vervoordeldonk, hr- en communicatiemedewerker bij Joanknecht via tel. +31 40 240 9493 of via mvervoordeldonk@joanknecht.nl.