Processen optimaliseren met data

Processen optimaliseren met data

zomer 2020

Data worden steeds belangrijker in de digitale wereld. Bedrijven verzamelen – soms onbewust – grote hoeveelheden data over bijvoorbeeld financiën, voorraad en transport. Die cijfers kunnen zorgen voor nieuwe inzichten in de bedrijfsvoering. Zo ging Reijnders B.V., een handels- en transportbedrijf in kolen, aan de slag met een dashboard van het IT-servicesteam van Joanknecht. Hierin zijn cijfers uit de financiële administratie makkelijk te analyseren en te vergelijken. “We kunnen nu in één oogopslag zien wat een contract opbrengt, per jaar of zelfs per vracht,’’ stelt commercieel manager Wesley Halewijn.

Met de nieuwe inzichten heeft Wesley samen met financieel controller Niels Janssen het operationele proces verbeterd. “We hadden voorheen te weinig inzicht in de precieze bijdrage op commercieel gebied van bepaalde contracten met klanten,’’ geeft Wesley aan. Niels gaat verder: “Nu kunnen we realtime zien wat de inkoopprijs is, wat wij zelf toevoegen aan bijvoorbeeld transportkosten en wat de verkoopprijs is.” Dit is niet alleen per contract, maar bijvoorbeeld ook per product of per maand inzichtelijk.

 

Dat scheelt fi nancieel controller Niels veel tijd. “Vroeger moest ik overal een apart Excelbestand van maken en daarbinnen weer draaitabellen creëren. Alles wordt nu automatisch naar onze wensen gevisualiseerd,’’ legt hij uit. De data in het platform worden al jaren door het bedrijf verzameld, maar door de overzichtelijke visualisaties doen zij nu nieuwe ontdekkingen.

 

Feiten

Wesley en Niels werken nu minder op basis van aannames en meer op basis van feiten. “We kunnen veel sneller zien wat een contract bijdraagt aan de totale omzet van het bedrijf,’’ zegt Wesley. “Eerst werd vooral op basis van gevoel vastgesteld wie de goede klanten waren. Nu kunnen we dat onderbouwen met cijfers. Daardoor weten we op welke contracten we ons moeten concentreren.”

 

 

Meer inzicht

Reijnders B.V. kreeg een tijd geleden te maken met krapte in de bezetting. Hierdoor moesten Wesley en Niels gaan bekijken met welke contracten ze wel en met welke ze niet verdergingen. “Mede door het inzicht in de data zijn we tot de conclusie gekomen dat sommige contracten niet genoeg opbrachten ten opzichte van de energie die wij er als bedrijf instopten,’’ stelt Wesley. “Dat waren vaak contracten die vanuit vroeger al meeliepen en die wij als vanzelfsprekend behandelden. Deze contracten hebben we beëindigd waardoor we ons kunnen focussen op contracten die wel opleveren wat wij voor ogen hebben. Daar zijn we als bedrijf sterker van geworden.”

 

”We besparen veel tijd door automatische datavisualisatie” ~ Niels

 

Wesley en Niels zien een verschuiving in de vraag naar kolen. Het bedrijf verkoopt steeds minder ballastkolen, die gebruikt worden om elektriciteit op te wekken, en veel meer koolstofpoeders voor de staalindustrie. “Wij zijn ons ervan bewust dat kolencentrales over een paar jaar niet meer gebruikt worden zoals dat nu het geval is,’’ legt Wesley uit. “De kolen die we hiervoor vermarkten zijn dan ook nog maar een klein deel van onze omzet.”

 

Belangrijk stuurmiddel

Het dashboard brengt dit soort verschuivingen nu helder en overzichtelijk in beeld. Het is volgens Wesley een belangrijk stuurmiddel geworden. “Met de commerciële afdeling hebben we wekelijks overleg op basis van de gegevens uit het dashboard. We zien dan bijvoorbeeld veel sneller wanneer een contract bijna afloopt,” zegt de commercieel manager. Het kwam weleens voor dat een medewerker er op het laatste moment achter kwam dat een contract bijna afliep. “Dan moesten we dat snel tussen de bedrijven door oplossen. Dat is nu verleden tijd. We bellen een klant nu al een paar maanden voordat een contract afloopt om daarover te praten.”

 

Het dashboard draagt bij aan het ontwikkelen van toekomstplannen van het bedrijf, maar helpt ook om het dagelijks werk overzichtelijker te maken. Niels: “We zijn aan het professionaliseren en daar horen dit soort ontwikkelingen bij.” Wesley vult aan: “We hebben nu ook de capaciteit om dit te ontwikkelen. Eerst waren we kleiner en toen was iedereen aan het hollen om producten goed en op tijd te leveren. Nu hebben we meer ruimte om samen met Joanknecht na te denken over het dashboard en het dagelijks proces hier omheen.” De data uit de financiële administratie worden zo ook op een andere manier gebruikt.

 

 

Data in de toekomst

In de toekomst wil Wesley nog meer processen gaan optimaliseren. “We zijn bijvoorbeeld aan het kijken naar een transportmanagementsysteem om de enorme papierstroom binnen het bedrijf te optimaliseren.” De vrachtwagenchauffeurs werken met vrachtbrieven. Deze worden op kantoor ook door verschillende afdelingen verwerkt. “Het duurt soms een week voor de papieren op kantoor zijn. Dan duurt het nog een paar dagen voordat deze verwerkt zijn in het systeem,’’ legt Wesley uit. “Als chauffeurs met een tablet of telefoon gaan werken, kunnen klanten hun levering digitaal aftekenen. Deze komt dan automatisch bij de administratie binnen en zit binnen een paar dagen in het systeem.” Die gegevens zijn dan ook inzichtelijk in het dashboard.

 

Efficiëntie

Digitalisering en automatisering zorgen voor een efficiëntere werkwijze binnen Reijnders B.V. “Zo’n dashboard kost uiteraard geld, maar als het goed is verdienen we dat ook weer terug,’’ zegt Wesley. “We besparen tijd waardoor we met die manuren weer andere stappen kunnen zetten op het gebied van optimalisering.”

 

Wesley en Niels hebben één advies voor andere bedrijven: “Durf de stap te maken. Voor alle bedrijven met een kostprijsmodel kan een dergelijk dashboard nieuwe inzichten geven. Maak daar gebruik van.”

 

 

 

Dit artikel verscheen in het magazine ‘samen maken we toekomst’, editie zomer 2020, gedrukt in juni 2020. Twee keer per jaar brengt Joanknecht dit magazine uit voor haar relaties. Magazine ontvangen? Laat het ons weten: Tel. +31 40 844 70 00 of via info@joanknecht.nl. Wil je reageren, heb je een vraag of feedback voor ons? Neem dan gerust contact op met Trudie Govers, marketing- en communicatieadviseur bij Joanknecht via tel. +31 40 240 9522 of via tgovers@joanknecht.nl.