Vergadering bij Joanknecht gepubliceerd in Accountant door fotograaf Jesse Kraal

Meteen een beslissing

 

Joanknecht stond met een fotoreportage in de thema-editie ‘anders’ van vakblad Accountant. We doen het anders dan anders en dat blijkt ook maar weer in de manier waarop wij intern en met de klant overleggen. We zoomen in op de vergadering.

Tussentijds overleg

Bij een klant doen zich nieuwe ontwikkelingen voor, niet allemaal even geruststellend. Dus komt het controleteam van Joanknecht even bij elkaar, voor een tussentijds overleg. De accountant doet verslag van het laatste telefoontje (de directe aanleiding voor het overleg), de andere drie teamleden vullen aan. Controleleider Marlies Vervoordeldonk: “Het hele team moet weten wat er bij klanten speelt, ook de assistenten die het uitvoerende werk doen. Daarnaast is het heel belangrijk dat de klant op tijd weet hoe wij de situatie beoordelen. Tijdige communicatie voorkomt nare verrassingen.” Dus neemt het team ook meteen een beslissing en wordt er een nieuwe afspraak met de klant gemaakt.

Open en toegankelijk

Een vaste agenda heeft een dergelijk overleg niet, zegt Vervoordeldonk. “Ook geen vaste voorzitter. We duiken gewoon een van de werkruimtes in, telefoons even op stil en brengen elkaar op de hoogte. Dan beoordelen we de situatie en beslissen we hoe we verder gaan.” De inrichting van het kantoor maakt het houden van zo’n laagdrempelig overleg eenvoudig. “We werken in een open ruimte met aan de zijkanten, alleen door glas afgescheiden, die werkruimtes. Geen lamellen of zoiets, we houden het open en toegankelijk. Ja, de deur kan dicht. Inhoudelijk hebben we binnen het kantoor geen geheimen voor elkaar, maar als je anderen stoort met je overleg, is het toch handig dat die deur dicht kan.”

Lees het Q2 kwartaalmagazine van de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants.

Tekst door Geert Dekker, beeld door Jesse Kraal