— Kijkt een accountant met andere ogen dan een ondernemer?

 

Een ondernemer wil ondernemen, bezig zijn met zijn vak. Misschien wel zijn passie. En gedoe? Dat wil hij liever niet. Volgens het oude cliché houdt die accountant juist wel van gedoe, van de jaarrekening, fiscale aangifte, correcte kostenallocatie en juiste toepassing van waarderingsgrondslagen. Kortom twee verschillende planeten of valt dat mee? Stefan van Halteren van Joanknecht en Fokke Jan Middendorp van BlueM (dental care producten) vertellen hun verhaal.

Dit artikel blikt terug op de Branchesessie Handel van 6 september j.l. voor accountants en georganiseerd door Exact Online. Onze collega Stefan van Halteren presenteerde hier onze werkwerkwijze voor wat betreft advisering. Onderstaand artikel is gepubliceerd op de website van Accountancy Vanmorgen en geschreven door Exact Online.

Tijdens de Branchesessie Handel van Exact Online kwamen de twee samen. De ondernemer die wil ondernemen en de accountant die zijn rekenkunstjes wil laten zien. Bijt dat elkaar? Accountant en ondernemers praten misschien niet altijd dezelfde taal. Maar ze praten, als het goed is, wel over hetzelfde.

Door de ogen van de accountant

Stefan van Halteren werkt bij Joanknecht. In 2016 winnaar van de Exact Cloud Award voor innovatie. Van Halteren is van huis uit bankier. Nog niet zo lang geleden maakte hij de overstap naar Joanknecht. Hij is o.a. relatiebeheerder en – gezien zijn achtergrond niet verbazend – goed thuis in ondernemingsfinanciering. Hij is zich bewust van het feit dat ondernemers en accountants niet altijd dezelfde taal spreken. Maar hij geeft gelijk aan dat er talloze mogelijkheden zijn om de interactie tussen ondernemer en accountant nu juist wel soepel en eenvoudig te laten verlopen.

Een paar uitgangspunten:

  • Online kun je continu in verbinding staan met de MKB-ondernemer;
  • Een goede accountant kent de financiële positie en de performance van de onderneming van zijn klant;
  • Er is een wereld van digitale tools beschikbaar;
  • Voorzien van actuele data kan de accountant/salarisverwerker tijdig in actie komen voor ‘gerichte eerstelijns basisadvisering.’

Er kan dus al heel veel. En voor de accountant biedt dat kansen. De bedreigingen zijn immers bekend: prijsdruk, minder klantloyaliteit, uitholling standaarddienstverlening, enz.

Ketenregisseur

Dat zou de nieuwe rol voor de MKB-accountant kunnen zijn. Ketenregisseur ten behoeve van de informatiestromen die een ondernemer nodig heeft om aan zijn verplichtingen te voldoen, maar nog belangrijker om zijn onderneming te kunnen sturen. Ook hier geldt weer #hoedanprecies? Het is immers niet genoeg om te roepen: ‘Jaarrekening is niet meer leidend maar een afgeleide.’ Van Halsteren legt uit hoe zijn kantoor die ‘nieuwe’ taken oppakt. Het begint bij de implementatie van de software: goed ingericht op maat van de onderneming! Nazorg en helpdesk, een snel antwoord op vragen van de klant! Joanknecht streeft naar doorlopende dienstverlening, waarin de administraties altijd volledig bij zijn. Vervolgens hoort daar een goede analyse bij van de cijfers van de onderneming. Dat komt vervolgens aan de orde in wat hij noemt in  ‘advies- en beslissingsondersteuning in het periodieke gesprek met de klant.’

Overzichtelijke en consistente set KPI’s

Joanknecht gebruikt hiervoor o.a. Qlik Sense. Deze analysesoftware is gekoppeld aan Exact Online. Kengetallen moeten dan ook verder gaan dan de stand van debiteuren en crediteuren. De ondernemer echt inzicht bieden in zijn business betekent volgens hem bijvoorbeeld antwoord geven op vragen als:

  • Wat is de omzet per artikel, per klant?
  • Wat is de meest winstgevende klant?
  • Wat is de marge per artikel, per klant, per regio?
  • Wat zijn mijn moneymakers en moneylosers?
  • Hoeveel facturen stuur je naar je beste klant?
  • Wie betaalt zijn facturen meest op tijd?
  • Hoe staan we t.o.v. budget?
  • Hoe ontwikkelen mijn kostenposten zich?

Het komt volgens Van Halteren aan op het goed formuleren van de juiste KPI’s voor die ene onderneming. ‘Dat is altijd maatwerk.’

Door de ogen van de ondernemer

Maatwerk is ook de wens van Fokke Jan Middendorp. Middendorp is de man achter BlueM, een online leverancier van mondverzorgingsproducten. Tandpasta maar dan iets meer, gericht op het verhelpen van allerlei problemen rond implantaten, andere tandtechnische vragen en mondhygiëne. Tandartsen en mondhygiënisten zijn een belangrijk een deel van zijn mark. Tandartsen zijn in zijn ogen ‘very conservative’.
Maar sluiten zijn wensen als ondernemer nu aan bij de boodschap van Van Halteren? Ja, maar hij verwoordt het wel anders. Middendorps bedrijf bestaat nu ruim 8 jaar. Hij begon te werken vanuit huis. Zijn producten zijn nicheproducten. Wat hij verwacht(te) van zijn accountant vat hij samen in dat ene zinnetje. ‘Zoek de grens op!’ Hij heeft inmiddels ervaring met een aantal accountants. Van zijn vader – in het verleden een van de bestuurders van Wehkamp -kreeg hij het advies: ‘zorg ervoor dat je administratie in orde is.’ Dus hij begon zelf met facturen opstellen in word en met tabelletjes in Excel enz. Maar met copy paste veroorzaakte dat toch nog veel fouten. Dat bracht hem bij Exact Online. Toch een fundamentele keuze voor de cloud en dit geval ook het afscheid nemen van zijn eerste accountant die niet mee ging in die keuze. ‘Mijn eigen server is veel veiliger dan de cloud,’ riep die accountant. Kosten waren voor hem nooit het probleem. ‘Het gaat erom wat je er voor terugkrijgt.’ En geleidelijk werd zijn Exacttoepassing groter en ook duurder, maar wel slimmer.

Middendorp wil alles wat maar enigszins gekoppeld kan worden ook daadwerkelijk koppelen. Webshop, facturering, betaalmodules, voorraadregistratie, maar ook operationele zaken als mailings moeten zo veel mogelijk geautomatiseerd. Hij weet immers nu uit eigen ervaring hoe omslachtig het is wanneer je dit allemaal in word of in Excel moet bijhouden en hoe je als ondernemer achter je eigen cijfers aanloopt wanneer je die basis niet goed geregeld hebt.
SEOshop zorgt ervoor dat bestellingen in zijn webshop automatisch in Exact Online terecht komen. De logistiek van zijn bedrijf heeft hij uitbesteed, geen eigen magazijn en ook geen eigen vervoer. Bestellingen werden bij de vervoerder opnieuw ingevoerd met soms de fout dat factuur- en afleveradressen door elkaar werden gehaald. Heel vervelend bij het afleveren van goederen. Maatregel: koppel het voorraadsysteem, bestellingen en Exact Online aan elkaar. Zijn verhaal is een aaneenschakeling van dit soort praktische problemen en de oplossingen die hij daarvoor als ondernemer heeft gevonden.

Goede ICT

Goede ICT komt hij in bijna alle aspecten van zijn werk tegen. Scan-en-herken voor facturen, koppelingen aan de administratieve systemen die door tandartsen – nog steeds een belangrijke afzetmarkt – worden gebruikt. En de stuurinformatie die hij zoekt matchen voor een heel groot deel met het verhaal van Stefan van Halteren. Wat Middendorp achteraf tegenvalt is dat zijn vorige accountants hem niet op al die mogelijkheden hebben gewezen. Voor hem een reden om een andere accountant te zoeken.