belang van adequate administratie

Het grote belang van een adequate administratie

Het grote belang van een adequate administratie

2 augustus 2021

Bestuurders van bedrijven met rechtspersoonlijkheid zijn verplicht een deugdelijke administratie te voeren. Het Burgerlijk Wetboek (boek 2, artikel 10) stelt dat een adequate administratie te allen tijde de rechten en verplichtingen van de onderneming weergeeft. Er geldt een (digitale) bewaarplicht van zeven jaar. De grote belangen én gevolgen van het (niet) voeren van een adequate administratie zetten we verder uiteen.

Grote gevolgen niet voldoen

Het niet voldoen aan de administratieplicht kan bij een faillissement grote gevolgen hebben voor de bestuurder. Is de administratieplicht geschonden, dan wordt aangenomen dat sprake is van kennelijk onbehoorlijk bestuur. De bestuurder kan worden aangesproken op het volledige faillissementstekort.

 

Administreren is verantwoorden

Administreren is het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie voor het besturen en functioneren van een organisatie inclusief de verantwoording daarover richting Belastingdienst, aandeelhouders en schuldeisers. Een deugdelijke administratie bestaat uit:

  • primaire bescheiden (inkoop- en verkoopfacturen, offertes, orderdocumenten, declaraties van personeel, bank- en salarismutaties);
  • de verwerking van de primaire bescheiden in digitale subadministraties (voorraden, projecten, debiteuren, crediteuren, bank- en kasboek);
  • de grootboekadministratie (de basis voor het gevraagde inzicht in de rechten en verplichtingen en de vermogenspositie van de onderneming op elk moment in de tijd);
  • externe verslaggevingsdocumenten (aangiften loon-, omzet- en vennootschapsbelasting en jaarrekeningen);
  • interne verslaggevingsdocumenten (budgetteringen, tussentijdse cijfers, liquiditeitsprognoses).

 

Minimale administratie-eisen

Bovenstaande opsomming behoeft nuancering: aard en omvang van de onderneming zijn medebepalend voor wat je van een minimale administratie mag verwachten. De primaire bescheiden moeten altijd beschikbaar zijn. Net als de grootboek-, debiteuren- en crediteurenadministratie. Of bijvoorbeeld een voorraad- of projectadministratie wordt verwacht, is sterk afhankelijk van de mogelijkheden om zonder deze subadministraties snel inzicht te krijgen in de stand en resultaten van projecten, de rechten en verplichtingen en de vermogenspositie. Een deugdelijk wettelijk beoordelingskader ten aanzien van de minimumeisen ontbreekt overigens.

 

Zeven jaar bewaarplicht

Of voldaan is aan de bewaarplicht, is veel eenduidiger vast te stellen: het bestuur moet alle boeken en bescheiden en andere gegevensdragers zeven jaar bewaren. De primaire bescheiden zoals inkoop- en verkoopfacturen kunnen worden gedigitaliseerd. Wel is vereist dat de (digitale) gegevens – en de back-ups! – binnen de volledige bewaartermijn beschikbaar en toegankelijk zijn en binnen een redelijke termijn leesbaar te maken zijn.

 

Goed ondernemingsbestuur

Tot zover de wettelijke ondergrenzen. Belangrijk, maar er is meer. De administratie toont ‘slechts’ de gebeurtenissen in het primaire proces en de activiteiten: voorwaarden voor een integrale verbetering van de bedrijfsvoering, rendementsverbetering of tijdig ingrijpen. Wat weer doorlopend inzicht in de verplichtingen, resultaatontwikkeling, liquiditeit en vermogenspositie vraagt: inzichten voor de toekomst, op basis van de historische administratieve vastleggingen. Kortom, zou u als ondernemer wel genoegen moeten nemen met de wettelijke ondergrens? Wij helpen u graag bij het verkrijgen van de juiste inzichten door de inrichting van een adequate administratie.

Mocht dit al te laat zijn en dreigt een faillissement of wordt u als bestuurder al aangesproken op het niet voldoen aan uw administratieplicht. Neem dan contact op met onze adviseurs van Forensics & Recovery.

Geschreven door Ronny Buiting.

Ronny is bereikbaar per telefoon op +31 (0)40 240 9415 en per e-mail op rbuiting@joanknecht.nl.