Een festival organiseren tijdens een pandemie

Een festival organiseren tijdens een pandemie

winter 2020/2021

Begin 2020 was het team van Baltan Laboratories vol in de voorbereiding voor hun tweede Economia festival in mei, een driedaags evenement over economie, zonder economen op het podium. Sprekers en bezoekers van over de hele wereld zouden aanwezig zijn. Maar zover kwam het niet. Economia’s programmaleider Marlou van der Cruijsen en curator en artdirector Lorenzo Gerbi waren door alle maatregelen rondom corona genoodzaakt het festival anders aan te pakken. De grote vraag was: hoe maak je van een drukbezocht offline event, een succesvol online event? Marlou en Lorenzo gingen niet over een nacht ijs in hun aanpak.

Marlou: “In 2017 was het eerste Economia festival, waarbij alles draaide om de economie en in het debat de verschillende perspectieven daarop werden meegenomen. Het idee was tijdens de tweede editie ook weer een driedaags festival neer te zetten, opgebouwd uit drie ringen: de inhoudelijke kern met lezingen van keynotespeakers, de verhalende cirkel met films en als derde ring de artistieke cirkel met een tentoonstelling.” Lorenzo: “We begonnen eind februari onze twijfels te krijgen of we het festival op onze manier zouden kunnen organiseren. Vliegen werd onzeker en met internationale gasten, was dat wel een issue voor ons. Vanaf het moment dat we vanuit huis moesten werken, hebben we de mogelijkheid overwogen om volledig online te gaan met Economia. In de loop van maart hebben we de knoop doorgehakt om het anders aan te pakken. We hebben met opzet gewacht met het bepalen in welke vorm we dit zouden gaan doen. We wilden niet overhaast beslissen en alles maar in Zoomsessies laten plaatsvinden.”

 

Video’s van hoog niveau

Marlou: “We hadden nog even de tijd en hebben eerst gekeken hoe anderen het aanpakten. Wat werkte wel en wat niet?” Lorenzo: “We wilden iets neerzetten waar we zelf ook vrolijk van werden. Het bezoeken van ons festival is een vrijetijdsbesteding en het moet niet voelen als deelnemen aan een videocall van je werk. We wilden het ook interessanter maken dan een persoon voor een webcam. Daarom hebben we de sprekers gevraagd van tevoren hun video’s op te nemen. Als artdirector besprak ik met hen de manier waarop ze dat wilden doen en wat daarvoor nodig was. We zijn echt trots op de resultaten, want de video’s zijn van hoog niveau, mede dankzij de creativiteit van de sprekers. In plaats van een event met een spreker op een podium, konden de deelnemers zich aanmelden voor de première van de video op Facebook en YouTube en daarna in gesprek gaan met de spreker via Zoom.” Marlou: “Dat werkte echt goed. Vooraf aan de première hielden we een korte voorbespreking, daarna keek iedereen de video. De nabespreking had veel meer diepgang dan wanneer je dit in een zaal zou doen. De spreker en deelnemers staan op het hetzelfde niveau waardoor het vragen stellen natuurlijker wordt. Daar waar je in de zaal een paar vragen kunt beantwoorden, waren we nu soms wel anderhalf uur bezig. Iets wat ook de sprekers als heel prettig hebben ervaren. En een bijkomend voordeel, de video’s zijn nog op elk moment te bekijken via Youtube.”

 

”We hebben het festival meer uitgespreid over het jaar laten plaatsvinden” ~ Marlou

 

Energie vinden

Lorenzo en Marlou realiseerden zich in de voorbereiding dat het niet haalbaar was om het onlinefestival ook in drie dagen te gieten. Marlou: “We weten inmiddels allemaal hoe intensief het is om iets online te volgen. Daarom hebben we het festival meer uitgespreid over het jaar laten plaatsvinden, van juni tot en met oktober inclusief een virtuele ervaring van de expositie op de website van Dutch Design Week. Dat gaf de deelnemer en onszelf ook de gelegenheid om meer uit de lezingen te halen. Doordat er wat tijd tussen de events zat, kon je de inhoud beter verwerken.” Lorenzo: “De grootste uitdaging voor ons was niet de verandering van het programma, maar het vinden van een nieuwe manier van samenwerken als team. Normaal gesproken werk je met z’n allen naar een event toe, als in een soort snelkookpan. Maar dat was nu niet het geval. Doordat we allemaal thuiswerkten, misten we elkaars energie. Alles moest in een vergadering besproken worden en spontane interacties zoals die op de werkvloer plaatsvinden, waren er niet meer. Gelukkig hebben we het toch voor elkaar gekregen.”

 

Positieve uitkomst

Ondanks de grote aanpassingen die de nieuwe opzet van het festival van het team vroeg, zijn Marlou en Lorenzo erg tevreden over de uitkomst. Marlou: “Het festival doorschuiven naar volgend jaar of het helemaal afzeggen, was nooit een optie. De door ons gekozen vorm heeft heel goed gewerkt. Het leuke van online is dat we veel meer bezoekers hebben dan offline en ze komen van over de hele wereld. Bij de volgende editie van Economia nemen we zeker elementen uit de 2020 editie mee.”

 

Bekijk de video´s van de sprekers op de Economia website.

 


Joanknecht & Baltan

Een onderdeel van de online expositie is het project Post Labouratory van Ottonie von Roeder, waarbij dieper wordt ingegaan op de automatisering van werk en welke kansen dit kan bieden. Ook Joanknecht werkt mee aan dit project. In 2019 startte Ottonie met medewerkers van Joanknecht met een workshop over het automatiseren van een deel van hun werk en hoe dat kan leiden tot meer persoonlijk contact met hun klanten.

 

Wat doet Baltan?

Baltan Laboratories initieert het experiment op het snijvlak van met name kunst, design, wetenschap en technologie. Het is een netwerkorganisatie waar zowel individuen als organisaties aan elkaar verbonden worden. Door artistiek onderzoek centraal te stellen in zijn activiteiten onderzoekt Baltan de implicaties, beloften en valkuilen van onze technologische samenleving.


 

 

Dit artikel verscheen in het magazine ‘samen maken we toekomst’, editie winter 2020/2021, gedrukt in november 2020. Twee keer per jaar brengt Joanknecht dit magazine uit voor haar relaties. Magazine ontvangen? Laat het ons weten: Tel. +31 40 844 70 00 of via info@joanknecht.nl. Wil je reageren, heb je een vraag of feedback voor ons? Neem dan gerust contact op met Marlies Vervoordeldonk, hr- en communicatiemedewerker bij Joanknecht via tel. +31 40 240 9493 of via mvervoordeldonk@joanknecht.nl.