schriftelijke vastlegging

Leg afspraken schriftelijk vast!

Het belang van een goede schriftelijke vastlegging van gemaakte afspraken in een overeenkomst lijkt in de praktijk nogal eens te worden onderschat. Het is echter belangrijk dat afspraken schriftelijk worden vastgelegd in een overeenkomst. Enerzijds kan een overeenkomst dienen als bewijs van de gemaakte afspraken tegenover bijvoorbeeld derden of de Belastingdienst. Anderzijds kunnen hiermee mogelijk risico’s bij faillissement worden beperkt. Kortom, een schriftelijke vastlegging is belangrijk!

Bij afspraken met derden is veelal een schriftelijke vastlegging gebruikelijk. In de praktijk blijkt dit bij rechtshandelingen tussen de eigen vennootschappen of tussen de aandeelhouder en zijn bv minder vanzelfsprekend. Dat is ten onrechte; het belang is niet minder groot.

Wettelijke verplichting bij eenpersoonsvennootschappen

Naast het belang van een goede overeenkomst bestaat voor zogenoemde eenpersoonsvennootschappen zelfs een wettelijke verplichting om alle rechtshandelingen tussen de bv en diens enig aandeelhouder schriftelijk vast te leggen (artikel 2:247 Burgerlijk Wetboek). Een verplichting die men in de praktijk nog wel eens over het hoofd ziet.

Wordt aan deze verplichting niet voldaan, dan kan de vennootschap de rechtshandeling vernietigen. Dit is met name van belang in faillissement situaties. De curator kan namens de vennootschap een beroep doen op deze wettelijke bepaling en de rechtshandeling ongedaan maken.

Het is overigens niet noodzakelijk dat de schriftelijke vastlegging heeft plaatsgevonden, voordat de rechtshandeling is verricht. Bij een latere schriftelijke vastlegging wordt ook voldaan aan de wettelijke verplichting. Het is dus mogelijk alsnog een overeenkomst op te stellen voor eerder gemaakte mondelinge afspraken.

Schriftelijke vastlegging van zekerheidsrechten

Bij het sluiten van een overeenkomst kan eveneens worden nagedacht over het bedingen van zekerheden, zoals een hypotheek- of pandrecht. Hiermee kan een sterkere positie worden gecreëerd ingeval van een onverhoopt faillissement van een vennootschap. Zo kan een holdingvennootschap die een lening verstrekt aan haar dochtervennootschap bijvoorbeeld een pandrecht vestigen op bepaalde goederen van die dochtervennootschap, zoals de inventaris en voorraad.

Belangrijk bij het bedingen van zekerheden is dat deze op een juiste wijze worden gevestigd. Anders zijn de zekerheden niet tot stand gekomen. Zo moet bij een stil pandrecht de onderhandse overeenkomst worden geregistreerd bij de Belastingdienst. Voor de vestiging van een hypotheekrecht geldt dat deze door de notaris moet worden vastgelegd in een hypotheekakte. Ieder zekerheidsrecht kent eigen wettelijke voorwaarden.

Discussie met de Belastingdienst

Schriftelijke overeenkomsten zijn verder belangrijk in eventuele discussies met derden, waaronder de Belastingdienst. De overeenkomst kan dienen als bewijs van de gemaakte afspraken. Ook kan hieruit de zakelijkheid van de gemaakte afspraken blijken. Bij mondelinge overeenkomsten is dat aanzienlijk lastiger, omdat getwijfeld kan worden aan het bestaan en de inhoud van de afspraken.

Joanknecht helpt u graag bij het opstellen en beoordelen van overeenkomsten. Neem bij vragen contact op met uw adviseur bij Joanknecht. Of bel met onze receptie op +31 (0)40 844 70 00 of +31 40 240 94 03, Ingrid of Miriam helpt u graag verder.