Klokkenluidersregeling
De klokkenluidersregeling van Joanknecht & Van Zelst heeft betrekking op de volgende situaties:
| a. | handelingen die leiden tot strafbare feiten door Joanknecht & Van Zelst of haar medewerkers; |
| b. | alle werkelijke of vermoede andere overtredingen van externe wet en regelgeving door Joanknecht & Van Zelst of haar medewerkers; |
| c. | alle werkelijke of vermoede overtredingen van interne regelgeving door Joanknecht & Van Zelst of haar medewerkers; |
| d. | (dreigende) intimidatie van medewerkers door collega’s, leidinggevenden en/of externen; |
| e. | (dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie; |
| f. | alle andere situaties die naar de mening van een melder voor melding aan de vertrouwenspersoon in aanmerking komen. |
Indien er sprake is van situaties zoals genoemd onder de reikwijdte van de klachtenregeling van Joanknecht & Van Zelst, kan eveneens gebruik worden gemaakt van deze klokkenluidersregeling. Het verschil met de klachtenregeling hangt samen met het feit dat gebruik van de klokkenluidersregeling altijd op basis van anonimiteit plaatsvindt.
De te volgen procedure is als volgt:
| 1. | Indien sprake is van een situatie die onder de reikwijdte van deze klokkenluidersregeling valt, heeft de melder de mogelijkheid deze te melden aan de vertrouwenspersoon, drs. J.J.M. (Jan) Leijsen FB. Een melding kan schriftelijk, per telefoon (040-8447012), fax (040-8447013) of e-mail (klokkenluider@joanknecht.nl) geschieden. |
| 2. | De vertrouwenspersoon bevestigt de melding binnen 1 week per e-mail aan de melder, indien de melder dit mogelijk maakt door bij de melding een (e-mail)adres te vermelden waaraan de vertrouwenspersoon zijn correspondentie kan richten. |
| 3. | De vertrouwenspersoon informeert de melder daarbij tevens hoe en binnen welke termijn diens melding in behandeling zal worden genomen. Deze termijn bedraagt in principe maximaal vier weken na de ontvangst van de melding. |
| 4. | De vertrouwenspersoon beoordeelt direct na ontvangst van de klacht welke personen binnen de organisatie betrokken moeten worden bij de afhandeling van de klacht.
Indien er sprake is van (vermeende) strafbare feiten, dan informeert de vertrouwenspersoon onmiddellijk de compliance officer en de bestuursvoorzitter van Joanknecht & Van Zelst. Indien er sprake is van een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving dan treedt de vertrouwenspersoon onmiddellijk in overleg met de compliance officer van Joanknecht & Van Zelst. |
| 5. | Bij het informeren van en het overleggen met de bestuursvoorzitter en de compliance officer als bedoeld in punt 4 maakt de vertrouwenspersoon de bron niet bekend. |
| 6. | De vertrouwenspersoon informeert de melder uiterlijk na vier weken per e-mail over de afhandeling van zijn melding en de maatregelen die zijn genomen. Indien deze termijn door onvoorziene omstandigheden niet kan worden gehaald, informeert de vertrouwenspersoon de melder hierover en geeft hij aan op welke termijn de melder zal worden geïnformeerd over de afwerking van diens melding.
|
De melding, de correspondentie hierover en de behandeling geschieden onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid, tenzij de melder de vertrouwenspersoon schriftelijk c.q. per e-mail ontheft van zijn geheimhoudingsplicht.
Indien een melding betrekking heeft op de vertrouwenspersoon, kan de melding worden gedaan bij de compliance officer, drs. F.P.A.M. (Frank) Driessen RA (telefoon 040-8447020, fax: 040 8447022, e-mail fdriessen@joanknecht.nl).
Het bestuur van Joanknecht & Van Zelst garandeert dat medewerkers die meldingen aan de vertrouwenspersoon doorgeven op grond van deze klokkenluidersregeling, daarvan op geen enkele wijze invloed zullen ondervinden op hun functioneren en/of carrière binnen de organisatie.
- versie 20 februari 2008 -