Internet boekhouden wordt gemakkelijker

Mogelijkheden van online boekhouden en internet administraties

 

Welke ondernemer kan vandaag de dag nog zonder Internet? Steeds meer vitale bedrijfsfuncties worden immers via Internet geregeld. Bankzaken doet u via het internetportaal van uw bank, offertes mailt u naar uw klanten en soms kan uw klant zélf een online offerte opstellen. Uw belastingaangiften worden via de Aangifte Service afgehandeld, u kunt de nieuwste software-updates downloaden via de site van uw ICT-leverancier.


Kortom: ondernemen gebeurt steeds meer online. En natuurlijk gaan deze ontwikkelingen niet ongezien voorbij aan de accountancy-branche. Maar waar moet u op letten bij internet boekhouden? En is online boekhouden een substituut of kan het daadwerkelijk iets opleveren?

Online boekhouden is een alternatief
Online boekhouden raakt steeds meer ingeburgerd. Deze service wordt aangeboden door diverse grote en kleine kantoren. Meestal gebeurt dit via ASP (Application Service Providing). ASP is een dienst waarbij een provider applicaties op de eigen servers heeft geïnstalleerd en het gebruik ervan via internet aanbiedt. Als uw bedrijf hiervan gebruik maakt, hoeft u dus niet meer zelf te zorgen voor de benodigde servers en technische ondersteuning. Dat kan de kosten aanzienlijk besparen?



Gebruikersgemak, back-ups, kostenbesparing en overal
toegang zijn slechts basisvoorwaarden.


Onder eigen label bieden accountantskantoren, zoals Deloitte en Gibo groep, zulke boekhoud diensten aan op hun beveiligde systemen. De boekhoudgegevens staan fysiek bij het accountantskantoor en de cliënt benadert deze gegevens via internet. Andere partijen, zoals Joanknecht & Van Zelst, doen dit in samenwerking met gespecialiseerde online- aanbieders van generieke financiële applicaties (zoals Reeleezee n Exact online) en van specifieke applicaties voor bijvoorbeeld bedrijfstakken als assurantietussenpersonen en kinderdagverblijven. Hierbij maken zowel de cliënt als wij gezamenlijk gebruik van de financiële gegevens die bij de ASP-provider staan.

 

Waar het om gaat is informatie
De meeste aanbieders van internetboekhouden gaan naar onze mening voorbij aan het feit dat het in essentie gaat om betrouwbare en relevante managementinformatie, die voor u als ondernemer moet leiden tot betere en effectievere beslissingen. De ASP-aanbieders richten zich meer op voordelen zoals gebruikersgemak voor transactieverwerking, kostenbesparing, beveiliging, toegang vanuit meerdere locaties, altijd de meest recente versies en nooit meer back-ups maken.

 

Natuurlijk zijn dit zeer belangrijke aspecten, maar in onze optiek zijn dit primaire basisvoorwaarden. Waar het in essentie om gaat is de informatie die uit de systemen gehaald kan worden. Binnen ons internet-portaal Joan.nu wordt juist bijzonder veel aandacht geschonken aan het verschaffen van managementinformatie. Daarmee kunnen we bijdragen aan een betere beheersing van de onderneming doordat de ondernemer beter in staat wordt gesteld om de juiste strategische en financiële keuzes te maken.

Direct inzicht in uw verkopen, liquiditeit en productiviteit is mogelijk
Inmiddels kunnen wij dit instrumentarium ook als een ASP-dienst aan onze relaties aanbieden. Door in te loggen op deze (optimaal beveiligde) online-applicatie kunt u uw eigen (financiële) administratie op een zeer efficiënte, visuele en interactieve wijze analyseren. Op dit moment is deze dienst beschikbaar voor eenieder die met Exact- software werkt en een goede internetverbinding heeft. Enkele voorbeelden van de beschikbare analyse-mogelijkheden zijn:


Productiviteitsverbetering en het maken van de juiste strategische en financiële keuzes is de kern van internet boekhouden, maar worden niet opgelost door alleen een licentie te nemen…



- Verkoopanalyse, waarbij inzicht wordt gegeven in de verdeling van de omzet over uw afnemers, de factuurstromen, de verdeling in de tijd en het betalingsgedrag van uw klanten.
 
- Liquiditeitsanalyse, met zicht op de omvang van de transacties op uw bankrekeningen.
 
- Productiviteitsanalyse, zowel per medewerker als voor de totale organisatie.


Internet boekhouden kan zorgen voor een productiviteitsverbetering
Internetboekhouden heeft zeker voor kleinere bedrijven voordelen en als u toch over nieuwe automatisering nadenkt, is dit zeker het overwegen waard. Binnen 2 jaar zal, zo is de verwachting van diverse marktonderzoeksbureaus, zo’n 5 tot 20% van ondernemend Nederland gebruik gaan maken van internetboekhouden. Bovenal gaat het om betere informatievoorziening. Wij noemen dat “groen licht voor betere cijfers”. We nodigen u daarom graag uit om eens te kijken op www.joan.nu voor een demonstratie van de mogelijkheden. Wanneer u interesse heeft om deze nieuwe vorm van ASP te ervaren, kunt u uiteraard ook contact opnemen met uw contactpersoon binnen Joanknecht & van Zelst of met de schrijvers van dit artikel.

Wilt u meer voorbeelden lezen over het opzetten van een financiële administratie, bekijk dan de overige voorbeelden.