Wat te doen bij de eis om digitaal factuurgegevens aan te leveren?
Stel u wordt gedwongen om inkoop of verkoop gegevens digitaal aan te leveren. Wat moet u dan doen?
Hieronder beschrijven we de 5 cruciale stappen.
1. Inventariseer in welk formaat u de gegevens moet aanleveren en wat de klant of leverancier aan inputgegevens wil hebben en welke relevante informatie de klant u kan aanleveren.
2. Breng uw ict afdeling, maar vooral uw accountant op de hoogte van de verandering. Elk boekhoudpakket heeft namelijk standaarden die u kunt gebruiken.
3. Doorloop uw eigen inkoop of verkoop proces en achterhaal hoe het autorisatie proces (afvinken en goedkeuren van facturen) binnen uw bedrijf verloopt.
4. Achterhaal hoeveel tijd het kost om een bestelling te plaatsen, een factuur te versturen of een vraag over een factuur te beantwoorden.
5. Maak een calculatie hoeveel voordeel u heeft als u een deel van uw inkoop of verkoop proces voor een deel automatiseert.
Praktijkvoorbeeld van een klant die zijn gegevens in XML moest aanleveren
Onlangs kreeg een handelsbedrijf de vraag van zijn grootste afnemer om voortaan de leveringen digitaal aan te leveren. De klant van het handelsbedrijf was namelijk overgegaan op een nieuw softwaresysteem, waarbij uit efficiency oogpunt alle leveranciers voortaan de producten in xml moesten aanleveren.
Na een inventarisatie scan wat er moest veranderen bleek dat het niet zozeer een ICT probleem was, maar dat de financiële informatie uit heel veel verschillende bronnen werd achterhaald en het gehele autorisatieproces voor vertragingen zorgde. Maandelijks zijn 2 mensen full time bezig om de openstaande bestellingen en facturen uit de administratie software en de diverse inkoop, planning en verkoop excel sheets om te zetten naar overzichtelijke management informatie.
De eis om digitaal de factuurgegevens aan te leveren was voor het handelsbedrijf een stok achter de deur om het gehele facturatie en rapportage proces te doorlopen, de autorisatie anders in te richten en de dubbele invoer van gegevens te elimineren.
Bent u geïnteresseerd in een plan van aanpak om uw facturatie proces te optimaliseren en de invoer van dubbele gegevens te voorkomen, neem dan contact met ons op.