Performance management in de praktijk

Op een praktische wijze uw bedrijfsresultaten constant monitoren

 

Waar moet performance management software voor het monitoren en verbeteren van bedrijfsresultaten aan voldoen? Hoe kunt u uw bedrijf zo efficiënt mogelijk inrichten zodat er een goed beeld ontstaat over de eigen prestaties?

Dit praktijkvoorbeeld beschrijft Joan.nu, een monitoring tool die gekoppeld kan worden met elke administratie.


Een compleet beeld van uw bedrijfsresultaten
Allereerst is inzicht in uw bedrijfsvoering van groot belang. Dit begint met het opstellen en analyseren van de periodieke, liefst maandelijkse managementrapportage. Dit doet u om enerzijds het resultaat van uw onderneming te bekijken en anderzijds om inzicht te krijgen in de ontwikkeling van omzet, kosten en liquiditeit. Uit deze analyse komen de belangrijkste en opvallendste zaken naar voren, maar wélke oorzaken hier achter schuilen is niet direct duidelijk. Het zou kunnen zijn dat uw medewerkers niet productief genoeg blijken te zijn, of het betalingsgedrag van uw debiteuren uiterst teleurstellend is. Noem maar op, er zijn genoeg oorzaken mogelijk die u door middel van een diepere en zorgvuldige analyse kunt achterhalen.


Joan.nu is een tool die te koppelen is aan uw boekhoudpakket of administratief systeem, waarmee real time de verbeterpunten o.g.v. inkoop, productie, logistiek, verkoop en marketing zijn te achterhalen.


Het Joan.nu
Een ondernemer wil graag tijdig en frequent geïnformeerd te worden over de prestaties van de eigen bedrijfsvoering. Joanknecht & Van Zelst heeft daarvoor Joan.nu ontwikkeld. Met behulp van Joan.nu zijn de adviseurs van Joanknecht & Van Zelst in staat om u nieuwe inzichten te verschaffen over uw bedrijfsvoering. Op een zeer snelle manier krijgt u een helder overzicht van de financiële en niet-financiële bedrijfsinformatie. Financiële kengetallen meten vooral het gevolg, maar het is juist interessant om de oorzaken van bepaalde ontwikkelingen te signaleren. Dit gebeurt door ook niet-financiële kengetallen in de rapportage mee te nemen. Oorzaken die achterhaald kunnen worden zijn bijvoorbeeld: productiviteit van medewerkers, gemiste betalingskortingen bij inkopen en ontwikkeling van het betalingsgedrag van debiteuren.

Dankzij deze informatie kan veel directer een relatie worden gelegd met het onderliggende proces. Betaaltermijnen van uw debiteuren nemen bijvoorbeeld toe als gevolg van slechte beheersing van het eigen verkoopproces. Dit kan zich uiten in te late facturering en een groot aantal creditnota’s als gevolg van slechte of incomplete leveringen. Gecombineerd met een mogelijk slechte debiteurenbewaking geeft dit uiteraard alle ingrediënten voor toenemende betaaltermijnen van uw klanten. Kortom de analyse van de oorzaak is van groot belang voor de financiële toekomst van uw bedrijf. Joan.nu maakt het ook mogelijk om door middel van relevante thema’s bepaalde kengetallen in te voeren die vervolgens specifiek en aan de hand van uw eigen zelfstandig gevoerde administratie worden getoetst. Deze kengetallen en de grafische weergave van ontwikkelingen kunnen goed helpen om algemene tendensen te bepalen.

De vinger aan de pols door performance management
Joan.nu is om twee belangrijke redenen ontwikkeld. Ten eerste om de controllerstaak te optimaliseren en ten tweede dient het als communicatiemiddel. Periodiek stelt u uw persoonlijk adviseur bij Joanknecht & Van Zelst gegevens ter beschikking. Deze gegevens worden bewerkt, geanalyseerd en voorzien van commentaar. Via op maat gemaakte rapportages komt de informatie daarna inzichtelijk en beknopt bij u terug. Boven in de afbeelding ziet u in het kort hoe het Joan.nu concept werkt.

Dankzij Joan.nu kan uw adviseur de informatievoorziening naar uw onderneming verbeteren. Niet alleen de kwaliteit maar ook de frequentie en tijdigheid van informatie wordt geoptimaliseerd. Hij kan in kort tijdsbestek uw voorraadpositie doorlichten, uw liquiditeitspositie bepalen en komen met concrete adviezen. Tevens kan er beter worden geanticipeerd op veranderingen in de markt en bovendien is de organisatie in staat om vooruit te kijken.


Praktische verbeterpunten om mee aan de slag te gaan.


Inzicht in bedrijfsresultaten is uitzicht op de toekomst
Uit de ervaring blijkt dat financiële instellingen, zoals banken en participatiemaatschappijen enthousiast zijn over Joan.nu. Wat zij vooral belangrijk vinden is dat er op tijd aan de bel wordt getrokken. Bijvoorbeeld met waarschuwingen als: bewaak de debiteurenadministratie en zorg dat er op tijd gefactureerd wordt, houd het kostenniveau scherp in de gaten en vraag om specificaties van verantwoorde lasten. Door dit preventieve en tijdige beoordelen van feitelijke bedrijfsinformatie kunnen overbodige uitgaven worden gesignaleerd en in de toekomst worden voorkomen. Op basis van de historische gegevens wordt het inzicht in uw eigen organisatie vergroot. En wat misschien nog belangrijker is: de kansen voor uw onderneming in de toekomst worden hierdoor nog duidelijker voor het voetlicht gebracht. Met zekerheid kunnen we zeggen dat het belangrijk is om in deze onzekere tijden een goed inzicht te verkrijgen in het reilen en zeilen van de eigen organisatie: goed inzicht leidt tot uitzicht op de toekomst. Vele gevaren loeren en het is van grote belang dat u uw zaakjes op orde heeft.


Wilt u meer voorbeelden lezen over het opzetten van een financiële administratie, bekijk dan de overige voorbeelden.