Hoe een kwalitatieve inkoopanalyse maken?

De kraljic matrix en 80/20 regels voor het midden en kleinbedrijf

Primaire doelstellingen voor wat betreft de inkopen zijn over het algemeen de hoogste kwaliteit tegen de laagste prijs, of in ieder geval producten met de beste prijs / kwaliteitsverhouding. Toch is het mogelijk om meer voordelen te behalen.

Aan de hand van een praktijkvoorbeeld laten we zien hoe u met de Kraljic matrix en de 80/20 regel meer voordeel op uw inkoop kunt behalen.

Het merendeel van de organisaties in het Midden- en Kleinbedrijf is sterk productie- of verkoopgericht. Als gevolg hiervan wordt de inkoopfunctie vaak onderbelicht. Primaire doelstellingen voor wat betreft de inkopen zijn over het algemeen de hoogste kwaliteit tegen de laagste prijs, of in ieder geval producten met de beste prijs / kwaliteitsverhouding. Toch is het mogelijk om meer voordelen te behalen. In dit artikel zal worden ingegaan op de vraag hoe u meer inzicht kunt krijgen in de verdeling van uw inkoopvolume en op welke wijze u gerichter met uw leveranciers kunt omgaan.

‘De Kraljic matrix heeft ons goed zicht gegeven op de winstgevende producten’

 

De inkoopanalyse maakt deel uit van het Joan.nu-instrumentarium. Met dit instrumentarium beogen wij als Joanknecht & Van Zelst te voorzien in de informatiebehoefte van de ondernemer, waarbij wij met behulp van een aantal standaard software-applicaties op een effectieve en efficiënte wijze inzicht verschaffen in de prestaties van de onderneming.

In onze aanpak maken wij onderscheid tussen de kwantitatieve analyse van de inkoopstromen binnen de organisatie door middel van data-analyse op het totale crediteurenbestand en de kwalitatieve analyse van de inkoopstromen.

Kwantitatieve analyse van de inkopen
Door het gehele crediteurenbestand over een bepaalde periode te raadplegen verkrijgt men inzicht in de relatie tussen het aantal crediteuren en de daarbij behorende inkoopwaarde. Een voorbeeld hiervan wordt weergegeven in bovenstaande figuur.

Uit deze analyse blijkt in het algemeen de overbekende 80-20 regel: 80% van het inkoopvolume wordt ingekocht bij slechts 20% van het aantal leveranciers, terwijl 80% van het aantal leveranciers slechts 20% van de inkoopwaarde vertegenwoordigen. Op basis van de uitkomsten van deze primaire analyse kan worden bekeken in hoeverre bundeling van inkoopvolumes plaats kan vinden. Voor de overige inkopen is een nadere kwalitatieve analyse op zijn plaats.

Op dezelfde wijze kan een analyse plaatsvinden op de gemiddelde factuuromvang. Door de factuuromvang af te zetten tegen de gemiddelde kosten voor de (administratieve) afhandeling van de inkoopfacturen komen vaak opmerkelijke zaken naar voren.
 Kraljic matrix toepassen
De wijze waarop een organisatie met haar leveranciers kan omgaan is sterk afhankelijk van het soort product dat wordt ingekocht. De portfoliobenadering van Kraljic onderscheidt een tweetal dimensies op basis waarvan een specifieke en gerichte leveranciersstrategie kan worden uitgewerkt:
a) Invloed op het bedrijfsresultaat: hierbij wordt voornamelijk gekeken naar de relatie tussen de inkoopwaarde en de kostprijs van het eindproduct.
b) Inkooprisico: dit risico wordt voornamelijk bepaald door de complexiteit van de inkoopmarkt. Te denken valt onder meer aan leveringsbetrouwbaarheid en alternatieve leveranciers.

Aan de hand van genoemde criteria kan de Kraljic-matrix eveneens worden gevuld voor de organisatie. In onderstaande figuur is een voorbeeld opgenomen.

We onderscheiden de productcategorieën strategische producten, hefboomproducten, routineproducten en knelpuntproducten. Afhankelijk van de mate waarin een productgroep beïnvloed wordt door inkooprisico’s en/of financiële risico’s zal een indeling in een van de genoemde categorieën plaatsvinden. Hieronder worden per categorie de kenmerken en de daarbij behorende algemene aanpak beschreven.
 

Met behulp van het Joan.nu-instrumentarium zijn de adviseurs van Joanknecht & Van Zelst in staat om op een snelle manier nieuwe inzichten te verschaffen in het inkoopproces. Wanneer u meer informatie wenst over de inkoopanalyse of over het Joan.nu-concept kunt u contact opnemen met de auteurs van dit artikel via Lucas Vousten of met uw persoonlijke adviseur bij Joanknecht & Van Zelst.

Strategische producten
Voor strategische producten geldt dat het inkooprisico hoog is en er een grote invloed aanwezig is op het bedrijfsresultaat. De meeste producten die worden ingekocht zijn bovendien vaak specifiek aan de wensen van de organisatie aangepast. Over het algemeen dient bij strategische producten gestreefd te worden naar een centrale en gecoördineerde inkooporganisatie, met het oog op het vormen van langdurige samenwerkingsverbanden die met name gericht zijn op het uitwisselen van kennis en ervaring over elkaars producten.

Hefboomproducten
Hefboomproducten kunnen bij meerdere leveranciers worden ingekocht en hebben een grote invloed op het bedrijfsresultaat. Een kleine prijswijziging werkt daardoor sterk door in de kostprijs van het product. Langetermijncontracten dienen bij voorkeur vermeden te worden en er dient een regelmatige herverdeling van de inkoopvolumes over andere leveranciers plaats te vinden. Gezien het grote effect op het bedrijfsresultaat is ook hier een centrale inkoop wenselijk, omdat hiermee mogelijk prijsvoordelen door bundeling van inkoopvolumes zijn te bereiken.

Routineproducten
Routineproducten hebben een relatief beperkte invloed op het bedrijfsresultaat en het inkooprisico is eveneens beperkt. Over het algemeen kost de ‘handling’ van dergelijke producten relatief veel tijd. Als gevolg hiervan moet worden gestreefd naar een efficiënte logistieke en administratieve afhandeling in plaats van het bedingen van de laagst mogelijke prijzen. Het streven moet zijn dat er een standaard bestelprocedure wordt ingesteld. Aangezien de prijs niet van doorslaggevend belang is, kan beter gezocht worden naar een beperkt aantal leveranciers met een groot assortiment. Bestellingen kunnen desgewenst decentraal plaatsvinden bij de geselecteerde leveranciers.

Knelpuntproducten
Deze producten kenmerken zich door een relatief lage invloed op het bedrijfsresultaat en een hoge kwetsbaarheid voor de eigen organisatie en dan met name het productieproces. De te volgen strategie zal zich voornamelijk moeten richten op het veiligstellen van de toelevering van deze producten. Op korte termijn dienen maatregelen genomen te worden als het aanleggen van extra voorraden, maar in ieder geval dient de inkoopafdeling in samenwerking met productie en werkvoorbereiding te zoeken naar alternatieve leveranciers en/of gewijzigde productspecificaties.


Wilt u meer voorbeelden lezen over het opzetten van financiële analyses, bekijk dan de overige voorbeelden.